2004-05 Annual Census - Reporting Process
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The Reporting Process

The individual records of all trainees under the supervision of each Canadian faculty of medicine are provided to CAPER by the postgraduate medical education office of the respective faculty. All post-M.D. trainees (residents and fellows) in training positions on November 1 of the current academic year are reported to CAPER. The following information is included in the yearly report:

  • the faculty of medicine supervising post-M.D. training
  • socio-demographic information
  • previous medical education and certification, and
  • field of current post-M.D. training

This information is collected by all faculties at the time of registration for post-M.D. training each year and is sent to CAPER, in coded form. Information sent to CAPER is checked for missing or incorrect items. Reports are then sent back to the appropriate postgraduate medical education office of the Canadian faculties of medicine for further verification of the information on their trainees.


Confidentiality of Individual Records

The CAPER policy concerning the confidentiality of individual records is as follows:

CAPER undertakes to maintain as confidential the identity of any individual to whom information it collects applies and no information shall be released or disclosed to any third party except as provided below.

Where a request is made for the disclosure of information in the possession of CAPER, such information may be disclosed only where the information is to be used for statistical purposes and where CAPER has been satisfied that the identity of the individuals to whom the information relates cannot be determined.

The CAPER Executive Committee shall ensure that appropriate confidentiality safeguards are in place and establish terms and conditions of disclosure of individual records.

  

Méthode de déclaration

Le bureau de la formation médicale postdoctorale de chaque faculté de médecine canadienne fournit à CAPER les dossiers de tous les stagiaires qui relèvent de la faculté. Sont déclarés à CAPER tous les stagiaires post-M.D. (résidents et moniteurs cliniques) qui occupent un poste de formation le 1er novembre de l'année universitaire en cours. La déclaration annuelle comprend les renseignements suivants:

  • la faculté de médecine qui encadre la formation post-M.D.,
  • des données socio-démographiques,
  • la formation médicale antérieure et les titres de compétence,
  • le domaine de la formation post-M.D. en cours

Ces renseignements sont recueillis chaque année par toutes les facultés lors des inscriptions aux programmes de formation post-M.D., puis transmis à CAPER sous forme chiffrée. CAPER les vérifie pour déceler les erreurs ou omissions, puis renvoie les déclarations au bureau de la formation médicale postdoctorale de la faculté de médecine en question. Les renseignements sur les stagiaires font alors l'objet d'une nouvelle vérification.


Confidentialité des dossiers personnels

Voici la politique de CAPER en ce qui a trait à la confidentialité des dossiers personnels:

CAPER s'engage à garder secrète l'identité de toute personne au sujet de laquelle il obtient des renseignements; en outre, aucun renseignement ne doit être communiqué ou divulgué à un tiers, sauf dans le cas suivant:

Lorsque CAPER reçoit une demande de divulgation de renseignements en sa possession, ces renseignements ne peuvent être divulgués que s'ils doivent servir à des fins statistiques et si CAPER a l'assurance que les personnes auxquelles les renseignements se rapportent ne pourront être identifiées.

Le Comité exécutif de CAPER s'engage à instaurer des mesures pertinentes de protection des renseignements confidentiels et à établir les modalités de divulgation des dossiers personnels.